Adjoint(e) de direction

Description du poste

À propos de nous

EgR est un leader québécois en matière de gestion de risque, d’assurance de dommages et cautionnement pour moyennes et grandes entreprises. Nous sommes une entreprise dynamique fondée en 2015, qui compte près de 200 employés répartis dans 5 bureaux à travers la province. Nous collaborons avec nos clients qui évoluent dans plusieurs secteurs notamment la technologie, la construction, les secteurs manufacturiers et financiers.

 

Nos forces

Notre cabinet est formé d’une équipe multidisciplinaire de professionnels qualifiés qui comprend notamment des courtiers dédiés à la commercialisation de risques, des préventionnistes, des juristes et des experts en sinistres.

Nous mettons à profit :

  • Notre engagement à entretenir des partenariats d’affaires durables avec nos clients;
  • Notre professionnalisme et la créativité de notre équipe qualifiée et spécialisée;
  • Notre habileté à identifier et comprendre les besoins et objectifs de nos clients;
  • Notre volonté d’offrir une qualité de services garante des plus hauts standards de l’industrie.

La culture chez EgR met au cœur de nos actions les valeurs de respect, d’intégrité, d’authenticité, de développement et de collaboration.

Un environnement stimulant où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet.

 

Profil recherché

Nous recherchons quelqu’un comme toi, avec tes forces, ton authenticité, ta diversité et ton enthousiasme. Si tu es une personne motivée, dévouée, qui a le goût de collaborer, de travailler en équipe et qui aime apprendre, alors nous avons le travail parfait pour toi!

 

Ce que l’on vous offre comme environnement de travail

  • Excellente ambiance de travail : le plaisir et le travail collaboratif font partie de notre ADN!
  • Vie sociale active
  • Horaire flexible avec possibilité de télétravail en mode hybride
  • Journées de congé pour raisons personnelles
  • Programmes de formation et frais payés par l’employeur : tu seras formé et soutenu par l’équipe tout au long de ton parcours
  • Assurance dentaire, médicaments, paramédicaux et assurance voyage
  • Programme d’aide aux employés
  • Accès à des infirmières et médecins par des services de télémédecine
  • Aide financière pour l’activité physique
  • Tenue d’affaires décontractée

Votre rôle

Assurer un support quotidien au directeur Principal (DP) ainsi qu’aux membres de son équipe de gestionnaires dans l’ensemble des activités d’affaires du bureau.

Tâches liées au support du Directeur Principal (DP):

  • Coordonner l’agenda du directeur principal (DP);
  • Répondre aux appels du DP lorsqu’il est non-disponible;
  • Supporter le DP dans l’analyse et la préparation budgétaire;
  • Organiser la logistique et préparer les appels du DP suivant les renouvellements;
  • Préparer des présentations PowerPoint pour les rencontres trimestrielles du bureau ;
  • Autres tâches connexes.

Tâches liées à la logistique du bureau :

  • Gérer proactivement la logistique administrative du bureau (vacances, comptes de dépenses, événements spéciaux, 5 à 7, demandes commandites/ cartes-cadeaux, coordination, entretien, problème lié au local, appels de service, archivage, etc.);
  • Achats de fournitures de bureau et papeterie pour le bureau;
  • Gestion des cartes d’accès et des stationnements;
  • Assurer support dans la gestion des arrivées de nouveaux employés (coordonner les horaires, rencontres, rdv, faire le pont avec établissements scolaires, coordination des déménagements des postes physiques de travail, etc.) et idem pour des départs (nettoyer poste, récupération du matériel et carte d’accès au bureau, etc.)
  • Réassignation de volume dans la base Sigxp lors de mouvement de personnel;
  • Produire des listes, tableaux ou rapports divers sur demande;
  • Préparer / coordonner les ordres du jour pour réunions internes diverses (rencontres mensuelles de directeurs, rencontres bimensuelles des gestionnaires de comptes, rencontre RH, etc.);
  • Supporter l’équipe de direction dans la gestion des agendas (événements intrabureau, avec assureurs, avec clients, évènements caritatifs, rencontres ponctuelles avec collègues, etc.);
  • Effectuer la gestion des tableaux de commandites;
  • Rédiger des lettres, mémos ou toutes autres communications;
  • Gestion des listes et codes d’accès (portail) des employés pour chacun des assureurs afin de tenir à jour la liste, aviser les assureurs des départs et des arrivées.
  • Agir en mode support pour la logistique des campagnes corporatives (ex. Centraide, vaccination, etc.)
  • Gestion du courrier entrant
  • Comptabilité : traitement de chèques (dépôt et encaissement), préparation de rapports;
  • Réception : prendre les appels et messages;
  • Autres tâches connexes.

Exigences du poste

  • Posséder un DEC en administration ou un AEC ou avoir fait des études pertinentes en bureautique
  • Posséder de l’expérience professionnelle pertinente dans un poste administratif et/ou en bureautique
  • Bonne maîtrise des outils de la Suite Office
  • Bonne maîtrise du français écrit et oral
  • Être capable de travailler sous pression
  • Être à l’aise à naviguer dans des systèmes informatiques
  • Présence au bureau minimum 3 fois par semaine

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    Types de fichiers acceptés : jpg, pdf, Taille max. des fichiers : 10 MB.